Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство

Модуль «Автоматизированная система управления базами данных, рассылками электронных сообщений и электронных билетов для посетителей и участников выставок»

Список задач, решаемых модулем АСУ БД, РЭС и ЭПБ

Сервис АСУ БД, РЭС и ЭПБ позволяет решить следующие задачи:

  1. Создание и хранение единой, объединенной базы данных реальных и потенциальных посетителей/участников всех выставок, проводимых выставочным организатором;
  2. Обновление данной базы данных - с помощью любых собственных достоверных оффлайн и онлайн источников (в т.ч. Интернет - регистрации);
  3. Оперирование самыми последними, автоматически обновляемыми данными по каждому посетителю и участнику;
  4. Проведение адресных электронных рассылок необходимым группам посетителей и участникам выставок по любым выборкам (регион, город, должность, сфера интересов и т.д.);
  5. Рассылка электронных билетов, содержащих персональный штрих - код для посетителей и участников выставочных мероприятий.
  6. Получение и хранения любой статистики, связанной с рассылками.

Логика работы системы АСУ БД, РЭС и ЭПБ

Принцип работы предлагаемого решения основан на интеграции системы хранения информации и системы рассылок.

Система хранения информации имеет административную зону, с помощью которой администратор системы может загрузить в нее любую БД. БД может состоять из двух частей - адресной и опросной. Адресная часть загружаемой базы должна соответствовать предлагаемому шаблону. Опросная (факультативная) часть базы может содержать ответы на любое число вопросов (на любые темы). Загружаемая база должна находиться в формате CSV MS Excel.

В качестве ключевого поля объединенной БД выступает e-mail посетителя или участника. В случае конфликта почтовых адресов (например, добавляемая база содержит адрес, который уже находится в единой БД), система сравнивает даты актуальности этих записей и оставляет запись c наиболее поздней датой.

Решение об оставлении того или иного адреса в системе также может принять оператор.

Под датой актуальности подразумевается дата сбора используемой информации.

Дата актуальности онлайновых записей импортируется с сервера в момент их создания (или обновления).

Дата актуальности оффлайновых записей вносится в систему администратором вручную, при загрузке БД.

При организации рассылки, администратор заходит в закрытую часть системы, делает выборку адресатов для рассылки, составляет новое письмо (или выбирает готовый шаблон и при необходимости его редактирует), и отправляет письма в рассылку по выбранным контактам.

Система позволяет разослать письма по большому количеству шаблонов, (в т.ч. создаваемых пользователем), которые могут содержать штрих - код, графику, текст и т.д.

Система позволяет отслеживать статистику разосланных писем.

В случае если почтовый сервер получит сообщение о том, что определенный адрес не верен (например, он не существует), система позволит его пометить и, в дальнейшем, не использовать при рассылках.

Схема работы системы приведена на рис. 1.

Рис. 1. Схема работы сервиса

Возможные схемы применения системы АСУ БД, РЭС и ЭПБ

Пример 1: Приглашение на посещение конгресса специалистов по порошковой металлургии

Все данные о посетителях выставок «Металл - 2005, 2006, 2007 и 2008», полученные во время работы ее работы в зоне регистрации, загружаются в Единую базу данных. Туда же автоматически загружается данные, полученные во время онлайновой регистрации посетителей сайта выставки за все года.

Далее администраторы системы формируют необходимую выборку, отбирая всех специалистов, интересующихся порошковой металлургией.

Далее составляется письмо, итоговый вариант которого администратор может отправить себе на почту, и в случае необходимости коррекции - потом изменить его. При составлении нового письма администратор может воспользоваться любым шаблоном письма, имеющимся в системе или любым написанным письмом, взятым из архива уже произведенных рассылок.

Далее он выполняет рассылку.

Время, необходимое для выполнения всех вышеперечисленных процедур, составляет около 20-ти минут - именно за это время система позволяет выполнить все операции по подготовке и запуску рассылки по любой выборке адресов.

Время доставки приглашения системой составит от 10-ти минут до 2-х суток, оно будет зависеть от количества писем и имеющейся загрузки почтового сервера.

Пример 2: Рассылка приглашения посетить выставку «Металл - 2009». В письмо включается приглашение зайти на сайт организатора и зарегистрироваться в качестве посетителя выставки в режиме онлайн, после чего - получить персональный электронный билет.

В единой базе администратором делается выборка всех уникальных посетителей прошлых выставок (Металл - 2005, 2006, 2007, 2008), имеющих e-mail.

Всем отобранным посетителям высылается именное письмо с предложением посетить выставку. Реально - зарегистрироваться на сайте выставки Металл - 2009 и получить бесплатный электронный пригласительный билет.

После того, как посетитель получает данное письмо, он переходит по находящейся в нем ссылке. По ссылке посетитель попадает на страницу анкеты, с уже заполненными персональными данными (взятыми из единой БД). В случае необходимости он их корректирует, после чего - подтверждает свою заявку на получение ЭБП. Запрос посетителя на получение ЭПБ поступает администратору, который принимает решение - выдавать посетителю билет или нет.

В случае большого количества посетителей система позволяет включить режим, при котором билеты будут отправляться всем потенциальным посетителям, приславшим заявки, автоматически, без участия администратора.

В случае если в раздел «онлайновая регистрация» зайдет новый посетитель, ему будет предложено заполнить регистрационную анкету. Информация об этом также поступит администратору, который примет решение о выдаче или невыдаче ему ЭПБ.

Демо-вход, стоимость и сроки внедрения

Стоимость приобретения (аренды) одной пользовательской лицензии на АСУ БД, РЭС и ЭПБ зависит от целого ряда факторов, связанных с его внедрением (устройства Интернет - сайта организатора мероприятия и возможностей серверного оборудования) и определяется для каждого клиента индивидуально, по его запросу.

Ввиду того, что тестовый модуль генерирует реальные письма, которые уходят по реальным почтовым адресам, мы предоставляем адрес демо - входа модуля АСУ БД, РЭС и ЭПБ также, только после вашего запроса и общения с вами.

Отправить запрос

Приложение: Перечень базовых функциональных особенностей САУ и РЭС:

1.1. Инструменты управления БД:

  • Интерфейс, позволяющий импортировать любые базы, удовлетворяющие заданному шаблону
  • Система фильтров, позволяющая делать выборку по заданным параметрам и хранить отфильтрованные базы
  • Система сбора и хранения актуальных персональных данных

1.2. Инструменты для управления рассылками:

  • Конструктор информационных писем в теле письма
  • Шаблоны рассылки (уже готовые образцы для составления писем)
  • Формирование списков рассылки на основе баз данных посетителей и экспонентов выставок
  • Адресное обращение (ФИО) к каждому контакту из базы рассылки
  • Включение в письмо уникального штрих - кода
  • Систему автоматизированной «отписки», в случае если контактное лицо больше не желает получать информационные письма
  • Возможность прикреплять к письмам любые вложенные файлы
  • Систему автоматического распознавания актуальности электронного адреса*
  • Систему отчета о ходе рассылки - количестве актуальных адресов, сведения о количестве разосланных писем, количестве возвращенных писем и т.д.
  • Использование HTML или PDF формата высылаемого письма

1. 3. Административная зона управления электронными билетами

  • Управление регистрацией. Интерфейс, сопряженный с БД выставок для выбора выставки и параметров интернет-регистрации, управление сроками регистрации
  • Управление диапазоном билетов (Учет ID билетов: цифры или штрих-коды в стандарте YAN-13). Автоматическая генерация ID (или штрих-кода) для каждого выданного билета из заданного диапазона по случайному алгоритму. Функция помогает избежать подделки билетов.
  • Интерфейс модерации заявок на пригласительные билеты. Просмотр анкет и контроль выдачи пригласительных. Несколько режимов работы модератора (отключение/включение модерирования, пассивная модерация)

*Система отчета о ходе рассылки писем строится следующим образом: формируется log-файл с ответами от почтовых серверов, позже он анализируется.

Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство