Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство

Техника, необходимая для регистрации

Техника, как правило, используется только при электронной регистрации посетителей. В качестве терминалов ввода данных выступают персональные компьютеры, объединенные в локальную сеть. Вся информация и база данных хранится на сервере, таким образом, операторы, работающие за терминалами ввода данных, не имеют доступа к данной информации, что значительно повышает безопасность ее хранения. Беджи печатаются на принтере, соответствующем типу выбранного материала его изготовления (принтеры для печати на пластиковых картах, струйные, лазерные, принтеры для печати на картоне и др.). Схемы подключения принтера могут быть следующими:

  • Один ПК – один принтер
  • Два ПК – один принтер
  • Много ПК – один принтер

Выбор необходимого варианта является чисто организационным, а не техническим вопросом, и зависит как от бюджета мероприятия, так и от специфики самого процесса регистрации.

Использование сканеров

Сканирование штрих-кодов с беджей на входе на мероприятие, позволяет идентифицировать повторные визиты посетителей. С помощью использования интеллектуальных сканеров, по штрих-коду, нанесенному на бедж, можно идентифицировать тип/категорию конкретного посетителя и определить, есть ли у него право доступа в тот или иной зал, или на деловое мероприятие, проходящее в рамках выставки, т.е. осуществлять пространственный контроль доступа.

При сканировании пригласительных билетов, можно определить эффективность их распространения. Если известно, что часть билетов, имеющих штрих-код от 0 до 10000 распространялась организацией X, а билеты со штрих-кодом от 10001 до 20000 организацией Y, то легко можно определить эффективность работы каждой из упомянутых организаций – после выставки у организаторов будет полный статистический отчет о специалистах, пришедших на мероприятие от обеих компаний.

Проведение опросов с использованием сканирующих устройств стало применяться сравнительно недавно. Суть данного вида опроса состоит в следующем: все ответы на вопросы, содержащиеся в анкете, имеют уникальный штрих код. Интервьюер, проводящий опрос, имеет при себе всего лишь 1 экземпляр анкеты и сканер штрих-кодов с автономной памятью. Получая от респондента ответы, интервьюеру достаточно лишь считать соответствующие нужным ответам штрих-коды – никакого заполнения анкеты при опросах не происходит. Полученные результаты в течение дня накапливаются в памяти сканера. Итоговые результаты опроса, при этом, можно получить в течение 10-15 минут после его окончания.

В случае если на мероприятии организована регистрация посетителей/участников, при которой посетители получают именной бедж со штрих-кодом, то полученные ответы можно легко «привязать» к конкретному посетителю. В этом случае, в начале опроса должен быть отсканирован бедж опрашиваемого, а затем - соответствующие коды в анкете. Таким образом, в итоге, персонификация ответов происходит без практического увеличения времени опроса.

Таким образом, в рамках проведения регистрации можно параллельно решить еще целый ряд задач, реализовать целый ряд сервисов. Спектр таких услуг может быть различным для мероприятий разного масштаба и значимости и их оптимальный набор лучше оговаривать со специалистами в области регистрационных услуг.

Дальнейшая обработка полученной информации также может быть различной и зависит от задач организаторов. Базы посетителей одного и того же мероприятия за разные годы могут сравниваться между собой для анализа постоянных посетителей, могут совмещаться и формировать единую базу по мероприятию за все годы, итогом объединения всех регистрационных баз может стать единая база участников и посетителей всех проектов одного организатора за длительный период и т.д.

Хотелось бы обратить внимание на то, что создание и последующая профессиональная работа с БД посетителей любого выставочного мероприятия является ключевым фактором для его долговременного успеха. Ведь участники (экспоненты) выставки платят деньги не за стенд, площадью 30 кв. метров, а за возможность встретиться на нем со своими целевыми посетителями. Следовательно, любой организатор должен постоянно (в течение всего года) решать задачу информирования, напоминания, и, наконец, привлечения целевых посетителей на свою выставку, которая, еще раз, невозможна без создания и поддержания в актуальном состоянии качественной БД.

Более полная информация о работе с БД находится в презентации:

Скачать презентацию (MS Word, 2.2 Mb)

Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство