Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство

MATCHMAKING - органайзер деловых встреч

Общее описание и логика работы системы

В 2008-2009-х годах компания РуссКом Ай-Ти Системс разработала и внедрила в практику программное обеспечение для Системы назначения деловых встреч MatchMaking. ПО успешно работало на официальных сайтах международного авиасалона МАКС - 2009 www.aviasalon.com (оно было сопряжено с модулем предварительной он-лайн регистрации бизнес посетителей), на сайте 2-го международного форума по нанотехнологиям, проводимого государственной корпорацией РОСНАНО (www.rusnanoforum.ru), на сайтах международных выставок Полиграфинтер (МВК), Woodex (МВК).

С лета 2009-го года система работает на всех Интернет - сайтах международных выставок, проводимых ведущим выставочным оператором России - ЦВК «Экспоцентр» (г. Москва).

Модуль MatchMaking, или система назначения деловых встреч, является интерактивным местом встреч посетителей и экспонентов выставки и позволяет задолго до мероприятия обзавестись полезными контактами, найти партнеров, интересующую продукцию или услуги. С помощью MatchMaking можно назначить встречи в рамках выставки, заранее определив целевого клиента, согласовать с ним темы переговоров, оптимально спланировать время работы на выставке и обеспечить более эффективное достижение коммерческих, рекламно-информационных и других целей участия в Авиасалоне.

Все пользователи модуля - экспоненты и посетители - имеют возможность ввода и последующего просмотра деловой информации о роде деятельности их компании и представляемой на выставке продукции.

Деловая переписка в системе построена по принципу конфиденциальности и ведется через специальные закрытые web-формы, в которых пользователи будут сами определять, какие данные они хотят сообщить собеседнику, а какие - нет.

Алгоритм работы модуля приведен нарис.1.

Функционал организованного Сервиса включает в себя:

  • Пользовательскую часть (личный кабинет)
  • Карточку компании (Заполняется пользователями: для экспонентов может быть заранее загружена информация из БД экспонентов, представленная ими ранее организатору выставки для подачи в печатный каталог мероприятия, которая в дальнейшем может дополниться и/или редактироваться).
  • Органайзер: web-форма (внутренний почтовый клиент), через который происходит деловое общение в системе. В органайзере так же отражается расписание встреч.
  • Справочник. Инструмент, служащий для поиска компаний экспонентов и посетителей: алфавитный перечень компаний, поиск по тематическим разделам выставки, по странам-производителям, по ключевым словам.
  • Инструкции/помощь пользователям.
  • Модуль рассылки, отвечающий за доставку уведомлений по e-mail.
  • Административная зона для администрирования (модерации) и технической поддержки пользователей модуля.

Система назначения деловых встреч MatchMaking, выполненная специалистами компании РуссКом Ай-Ти Системс, по своему содержанию и назначению отвечает всем современным требованиям к системам подобного рода.

Схема реализованного решения (на примере сайта aviasalon.com) выглядит следующим образом:

Рис. 1. Инфологическая модель работы модуля Matchmaking.

Данные экспонентов предварительно загружаются в систему Matchmaking, при этом экспонентам по e-mail сообщаются реквизиты доступа в систему.

Бизнес-посетитель (профильный посетитель выставки) может зарегистрироваться в системе на сайте. Другим способом появления информации о посетителе является заполнение анкеты предварительной регистрации на сайте мероприятия. В последнем случае бизнес-посетитель может подтвердить свое участие в системе назначения деловых встреч Matchmaking, либо проигнорировать участие в ней.

Если бизнес-посетитель заполнил анкету и хочет начать работу в системе Matchmaking, то после проверки его данных модератором и подтверждения их корректности, на e-mail бизнес-посетителя отправляется письмо с реквизитами доступа к системе Matchmaking.

Такое письмо содержит логин и пароль, указанные бизнес-посетителем при регистрации для дальнейшего доступа в систему. Так же письмо содержит активационную ссылку, пройдя по которой посетитель подтверждает системе, что указанный e-mail действительно принадлежит ему, и никто не использовал его почту без его ведома. Этот механизм гарантирует актуальность и конфиденциальность предоставленной бизнес-посетителями информации.

По ссылке из письма бизнес-посетитель может пройти в свой личный кабинет и начать работу в системе Matchmaking.

Данные, представленные пользователями системы Matchmaking в Карточке компании, а так же назначенные встречи, могут периодически просматриваться модератором. Роль модератора: следить за корректным поведением бизнес-посетителей и экспонентов в Сообществе Matchmaking и оказывать им техническую и информационную поддержку в случае возникновения вопросов. Недобросовестным бизнес-посетителям, модератор вправе отказать в участии в системе Matchmaking.

После регистрации бизнес-посетителии экспоненты получают возможность редактировать свои данные, указанные в регистрационной анкете и право участия в системе Matchmaking, при этом, данные их компании будут доступны другим пользователям системы Matchmaking.

Посредством функций «Справочник» (рис. 5), пользователи системы могут найти интересующие их компании или продукцию и назначить встречи интересующим их компаниям.

Поиск может быть осуществлен: по названию компании, рубрике, стране, любому ключевому слову, фамилии, имени и отчеству (последнее, как правило, используется при проведении конгрессов или форумов, где делегаты хорошо знают друг друга).

Все назначенные встречи и переписка фиксируются в меню «Органайзер» (рис. 6), в котором содержится информация по дням работы выставки и времени действия экспозиции. При этом пользователи имеют возможность назначить любое время встречи в рамках работы выставки. В «Органайзере» будет отражаться временная шкала по дням работы выставки с расписанием встреч.

После того, как пользователь отправил предложение о встрече, содержащее тему, время, место, описание подробностей и пр. информацию, адресат получает приглашение на встречу и принимает решение об участии, отклонении или переносе встречи. В «Органайзере» обоих участников встречи (или нескольких участников), отражается статус встречи на данный момент (требуется ответ, на согласовании, перенесена, согласована или отменена).

Так же пользователи имеют возможность осуществления деловой переписки с помощью системы Matchmaking, либо возможность перехода на традиционное общение по телефону или через электронную почту.

В системе предусмотрен почтовый модуль, который отвечает за рассылку уведомлений на e-mail пользователей о статусах встреч, новых письмах, а так же писем от модератора.

Выслать более подробное описание работы модуля

«Скриншоты» интерфейсов программы

На рис. 2-7 приведены примеры интерфейсов пользовательской части Системы Matchmaking. На рисунках 8-9 - примеры интерфейсов административной зоны.

Рис. 2. Вход в Личный кабинет системы назначения деловых встреч Matchmaking

Рис. 3. Ввод/редактирование регистрационных данных участников мероприятия в Карточку компании

Выбор тематического раздела в системе MatchMaking

Рис. 4. Выбор тематического раздела выставки МАКС-2009, к которому относится представляемая участником продукция или услуги.

Поиск участников системы MatchMaking

Рис. 5. Справочник. Поиск партнера в Системе Matchmaking

Данная опция служит для поиска делового партнера в Системе назначения деловых встреч Matchmaking по интересующим продукции или услугам.

Рис. 6. Органайзер.

Просмотр назначенных встреч в Системе Matchmaking.

Рис. 7. Интерфейс сообщений, через который происходит деловое общение в Системе Matchmaking

С помощью данного интерфейса происходит назначение, перенос встречи, а так же общение между участниками сообщества Matchmaking.

Рис. 8. Административная зона Системы Matchmaking - просмотр назначенных встреч и деловой переписки

Рис. 9. Административная зона Системы Matchmaking - модерация назначенных встреч - блокирование доступа пользователя в Систему по причине нарушения правил общения.

Выслать более подробное описание работы модуля

Основные выгоды использования модуля «Matchmaking»

  • Повышение эффективности выставочного мероприятия, как канала генерации деловых контактов - задолго до начала мероприятия
  • Появление нового эффективного канала продаж переговорных комнат, бизнес - зон, услуг переводчиков и т.д.
  • Дополнительный аргумент для привлечения специалистов к выставке, повышение посещаемости сайта выставки

Демо - вход, стоимость и сроки внедрения модуля «Matchmaking»

Стоимость приобретения (аренды) одной пользовательской лицензии модуля «Matchmaking» зависит от целого ряда факторов, связанных с его внедрением (устройства Интернет - сайта организатора мероприятия и возможностей серверного оборудования), наличия других блоков и определяется для каждого клиента индивидуально, по его запросу.

Отправить запрос

Ввиду того, что модуль «Matchmaking» работает на ряде «живых», работающих сайтов, мы не видим смысла в предоставлении особого демонстрационного входа в систему.

Мы хотим также сказать, что предлагаем данный модуль в аренду, а также приобретение лицензии на модуль в рассрочку.

Мы также предлагаем:

  • Техническое облуживание пользователей системы
  • Обзвон экспонентов и информирование их о новой услуге
  • Услуги по модерированию встреч в соответствии с алгоритмом, заданным организатором мероприятия
Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство