Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство

Системы регистрации и аккредитации

Одной из наиболее актуальных и значимых административных услуг в рамках выставочного мероприятия, проводимого в формате b2b, является организация регистрации его посетителей.

Основными целями регистрации являются следующие:

  • Получение точных данных о пришедших на мероприятие специалистах, т.е. определение истинной потребительской ценности выставочного мероприятия, которая выражается в потребности экспонентов получить на свой стенд целевых посетителей для производства контактов.
  • Формирование базы данных (БД) специалистов, пришедших на мероприятие и последующую работу с ними – создание коммьюнити, рассылки, приглашения, вовлечение в иную совместную работу.
  • Организации более прозрачного и удобного пропускного режима прохождения в различные залы выставочного мероприятия (за счет наличия беджиков)
  • Организация режима более комфортного общения участников и экспонентов друг с другом (в случае наличия именных беджиков)
  • Повышения имиджа мероприятия (на ведущих мировых площадках регистрация посетителей уже давно является признаком мероприятия высокого уровня, в первую очередь говорящем о профессионализме его организаторов).
  • Более упрошенная система прохождения выставочного аудита
  • Введение иных форм работы с посетителями и участниками мероприятия (электронные кошельки, получение каталогов, напитков, др. товаров и услуг с помощью беджей, локальная регистрация на стендах, оборудованных приборами считывания и т.д.)

Классификация регистрационного процесса

В зависимости от тех или иных факторов процесс регистрации посетителей может быть классифицирован следующим образом:

Принцип деления Название группы Название группы
По процентному количеству регистрируемых посетителей Обязательная Не обязательная
По технологии проведения Электронная Не электронная
По времени проведения Предварительная Во время проведения мероприятия
По степени использования людских ресурсов С участием операторов, работающих в зоне регистрации Без участия операторов, посетитель регистрируется сам
По степени использования технологий Интернет Проводящаяся в режиме online Проводящаяся в режиме off-line
В зависимости от метода хранения информации о посетителе мероприятия на его бедже. С хранением всей информации автономно, в электронном чипе, вмонтированном в бедж. С хранением персонального ID посетителя в виде штрих – кода

Имеющаяся практика показывает на наличие большого количества факторов, влияющих на успех (или «провал») регистрации, проводимой в соответствие с тем или иным алгоритмом. К ним может относиться изменение ожидаемого количества посетителей (как в большую, так и в меньшую сторону), работа сотрудников охраны, размер и вид регистрационной стойки, тематика выставки, изменение погодных условий и множество других факторов.

Мы готовы предоставить вам весь свой опыт и знания, для того, чтобы удовлетворить ваши любые потребности – будь то невысокая цена, самая полная БД посетителей мероприятия или необходимые вам современные технологические решения.

Обязательная регистрация

При организации обязательной регистрации посетителей выставочного мероприятия каждый посетитель обязан заполнить регистрационную форму, указав в ней свои ФИО, название компании, адрес, телефоны, e-mail, а также ответить на ряд вопросов, интересующих организатора. Как правило, вместо заполнения полей с контактными данными, правила регистрации предусматривают прикрепление к анкете визитки посетителя.

После заполнения регистрационной формы посетитель передает ее оператору ввода данных, после чего получает именной или неименной бедж посетителя, который дает ему право посещения экспозиции. Преимуществом обязательной регистрации является то, что организатор получает полную базу БД ВСЕХ посетителей выставочного мероприятия со всеми вытекающими отсюда выгодами.

Для того чтобы получить БД посетителей в реальном масштабе времени, необходимо предусмотреть соответствующее количество операторов ввода.

Необязательная регистрация

При организации необязательной регистрации, процедуру, аналогичную вышеописанной, посетители проходят по желанию. Как правило, в этом случае, организаторы мероприятия вводят определенное поощрение для зарегистрировавшихся посетителей. Вариантами подарка может явиться путеводитель/каталог выставки, сувенирная продукция, обещание выслать бесплатный пригласительный билет на следующее мероприятие, бонус от одного из участников выставки и т.д.

Необходимо отметить, что сформированная база данных посетителей, получаемая при необязательной регистрации (от нескольких сот до нескольких тысяч записей), обычно позволяет получить достаточно достоверное маркетинговое исследование.

Необязательная регистрация, как правило, используется для сокращения суммы затрат на организацию выставки, а также в случаях, когда мероприятие носит формат b2c. Введением необязательной регистрации организаторы стараются выделить из общего потока профессиональных посетителей.

Электронная регистрация

При организации электронной регистрации, весь процесс происходит с использованием персональных компьютеров, в которые вводится информация о пришедших посетителях в реальном масштабе времени. Результатом регистрации является получение именного беджа. Данная форма регистрации, особенно в случае если она обязательная, является наиболее прогрессивной. Информацию о количестве зарегистрированных посетителей и их качественный состав можно узнать в любой момент времени.

Помимо того, электронная регистрация предоставляет последующие возможности для дальнейшего использования сканеров штрих-кодов, турникетов, применения локальной регистрации на стенде, использования «электронных кошельков» и т.д.

Неэлектронная регистрация

При организации неэлектронной регистрации, беджи для посетителей изготавливаются заранее. При этом они могут быть как именными, так и не именными. В первом случае, посетитель в обмен на заполненную регистрационную форму получает бедж (как правило, бумажный), на который он собственноручно вписывает свою персональную информацию. Во втором случае, на бедже, кроме информации о выставке, присутствует надпись «посетитель». Подсчет количества зарегистрированных посетителей происходит путем пересчета собранных регистрационных форм (в бумажном виде) и может быть неточным.

Предварительная регистрациия

При организации предварительной регистрации, все участники/посетители мероприятия могут зарегистрироваться предварительно. Такая регистрация возможна либо на web-сайте организатора, либо путем регистрации по телефону, либо любым иным образом. В таком случае, все именные беджи могут быть изготовлены заранее (по имеющимся спискам) или непосредственно, при обращении посетителя.

Первый способ, как правило, используется на небольших закрытых мероприятиях, конференциях и т.п. Его недостатком является то, что при большом количестве заранее распечатанных беджей поиск конкретной фамилии в их общем объеме, крайне затруднителен.

Во втором случае посетитель/участник, подойдя к оператору ввода данных, называет свою ФИО, оператор быстро находит необходимую запись в базе данных, после чего распечатывает бедж. Процедура регистрации в этом случае, обычно занимает не более 10 секунд.

Использование базы данных предварительно зарегистрировавшихся посетителей в основном, используется, при большом количестве записей в БД (более 500), когда поиск заранее изготовленных беджей среди их общего количества является крайне сложным.

В рамках крупных выставочных мероприятий, зачастую выстраивается отдельная зона экспресс-регистрации для посетителей, прошедших предварительную регистрацию на сайте мероприятия. В качестве подтверждения web-регистрации, посетитель может получить электронное письмо с уведомлением, уникальным штрих-кодом или уникальным номером. Предъявление данного письма, как правило, и является основанием для экспресс-регистрации.

Регистрация без участия операторов

При организации регистрации без участия операторов, посетители сами заполняют регистрационную форму, сами вводят информацию в компьютеры, установленные на зоне регистрации. Процесс может быть полностью автоматизирован, в таком случае, посетители, также сами, могут распечатать себе бедж. В другом варианте, зарегистрировавшийся получает свой бедж у оператора печати.

В настоящий момент в России, такая форма регистрации используется крайне редко. Причинами редкого использования является дороговизна оборудования, необходимость организации антивандальных регистрационных терминалов и недостаток площадей в регистрационных зонах.

Общероссийский рейтинг выставок Аудит выставок Модельное агентство